छोटा जवाब
Booking दिलाने वाले photography quotation में client और हर event day, हर दिन की team, साफ deliverables (photo, album, film, teaser, drone अगर आप देते हैं), delivery timeline, price, advance और payment schedule, और आपकी terms होनी चाहिए. इसे भेजने का सबसे आसान तरीका है Picsora Studio CRM: ये आपके अपने rate card से 6 designs और 12 colour themes में branded quotation PDF बनाता है और client को WhatsApp पर भेज देता है.
Quotation का format ही booking तय करता है
Couple आम तौर पर तीन-चार studio compare करते हैं. Instagram पर सबका काम मिलता-जुलता दिखता है, तो quotation ही पहली चीज़ है जिससे पता चलता है कि आप काम कैसे करते हो. साफ, दिन-wise और अच्छे design वाला quotation family को बताता है कि studio organised है. WhatsApp पर सिर्फ एक total लिखकर भेज दिया, तो family दस सवाल लेकर वापस call करेगी, और कई बार अगले studio को call कर देगी. साफ format आपको भी बचाता है. Deliverables, timeline और payment schedule लिखा हुआ हो तो बाद में "कितनी photo", "कौन सा function" या "album कब मिलेगा" वाली बहस कम होती है.
Photography quotation format: copy करने लायक template
किसी भी शादी या event के quotation में ये blocks इसी order में रखो. आखिरी column में सिर्फ example wording है.
| Block | क्या लिखना है | Example wording |
|---|---|---|
| Header | Studio का नाम, logo, contact, quotation number, date, valid-until date | Quotation QUO-0142, 15 दिन तक valid |
| Client | Couple या client का नाम, phone, city, venue | Riya और Karan, Surat, दो venue |
| Event days और functions | हर दिन की date, function और लगभग कितने घंटे | Day 1: हल्दी + मेहंदी; Day 2: संगीत; Day 3: शादी + reception |
| हर दिन की team | हर दिन कौन shoot करेगा: photographer, cinematographer, drone अगर देते हैं | Day 3: 2 photographer, 2 cinematographer |
| Deliverables | Edited photos, album (size, pages), highlight film, full film, teaser, online gallery | 1 album, 40 sheets; 4-6 मिनट की highlight film |
| Timeline | हर deliverable कब मिलेगा | Teaser 7 दिन में; album 8 हफ्ते में (example) |
| Price | Package price, add-ons, discount, total | Total ₹1,85,000 (example) |
| Advance और schedule | Date block करने का advance, instalments, balance | 30% booking पर, 40% Day 1 से पहले, 30% delivery पर (example) |
| Terms | Travel, extra घंटे, raw data, cancellation, album changes | Outstation travel और stay client की तरफ से |
ऊपर के नाम, numbers और rupee amounts सिर्फ example हैं. इन्हें अपने हिसाब से बदलो.
Event days, functions और हर दिन की team
Indian शादी कई दिन चलती है, तो "शादी" के लिए एक lump sum कभी मत लिखो. हर दिन और हर function अलग लिखो: हल्दी, मेहंदी, संगीत, शादी, reception, और pre-wedding shoot भी. फिर लिखो कि हर दिन कौन cover करेगा. Family को साफ दिखेगा कि संगीत में cinematographer है और हल्दी में नहीं, और sign करने से पहले वो चाहें तो add करवा सकते हैं. दिन-wise quotation से आपकी अपनी planning भी आसान होती है, क्योंकि quote approve होते ही वही दिन आपकी booking और crew plan बन जाते हैं. Destination wedding में travel days भी जोड़ो और साफ लिखो कि travel और stay कौन देगा.
Deliverables और timeline: एकदम साफ लिखो
शादी के बाद ज़्यादातर झगड़े गोल-मोल deliverables की वजह से होते हैं. Adjectives नहीं, numbers और format लिखो.
- Edited photos: हर दिन की लगभग गिनती या range, और किस format में मिलेंगी
- Album: कितने album, size, sheets, और couple कितनी photo चुन सकता है
- Films: highlight film की length, full film, teaser या reel, और delivery format
- Drone: सिर्फ अगर आप देते हो, और जहाँ venue allow करे
- Online gallery: guests और family को photos कैसे मिलेंगी, और कितने समय तक
- Timeline: teaser, edited photos, album और film, हर एक की अलग date
Price, advance और payment schedule
Package price, add-ons और final total एक ही जगह दिखाओ. फिर साफ लिखो कि कौन सा payment कब देना है. Schedule साफ हो तो advance जल्दी आता है, क्योंकि client को पता है वो किस चीज़ का पैसा दे रहा है और अगला amount कब है.
| Payment | कब | Amount (example) |
|---|---|---|
| Date block करने का advance | Quotation accept करते समय | ₹55,500 (30%) |
| दूसरी instalment | पहले function से पहले | ₹74,000 (40%) |
| Balance | Album और film की delivery पर | ₹55,500 (30%) |
| Total | ₹1,85,000 |
सिर्फ example. अपना package price और अपने studio के हिसाब का schedule रखो. Invoice पर GST के लिए अपने CA से पूछो.
कौन सी terms लिखनी ज़रूरी हैं
Terms छोटी और सीधी भाषा में रखो. ये वो points हैं जो studios को बाद में लगते हैं कि लिख देने चाहिए थे:
- Team का outstation travel, stay और खाना
- Quote किए गए घंटों से ज़्यादा shoot का charge
- Raw files मिलेंगी या नहीं, और नहीं तो कितने में
- Album में कितनी बार changes free हैं
- Date cancel या shift हो तो advance का क्या होगा
- Online gallery कितने समय तक live रहेगी
Picsora Studio CRM quotation कैसे बनाता और भेजता है
Studio CRM में आप एक बार अपना rate card set करते हो: packages, per-day coverage और add-ons. उसके बाद हर quotation कुछ मिनट का काम है.
- Pipeline से lead खोलो (Instagram, WhatsApp, website या referral वाली enquiry)
- Event days और functions डालो, फिर rate card से packages और add-ons चुनो
- 6 quotation designs में से एक और 12 colour themes में से एक चुनो, आपके logo के साथ
- Branded PDF client को WhatsApp पर भेजो
- Client हाँ बोले तो एक click में quote booking बन जाता है, वही दिन साथ में, कुछ दोबारा type नहीं करना
कौन सा plan चाहिए
Studio CRM का free plan 5 leads, 5 quotations और 5 bookings देता है, तो आप असली clients के साथ पूरा flow try कर सकते हो. Pro ₹7,999/yr में सारी limits हट जाती हैं और 5,000 WhatsApp message credits मिलते हैं. Elite ₹11,999/yr में आपका अपना WhatsApp number, पूरी तरह custom quotation templates और custom subdomain मिलता है. पूरी list pricing पर है, और look चुनने के लिए quotation designs guide पढ़ो. अगर अभी rate ही तय नहीं हुए, तो पहले wedding photography packages का price कैसे तय करें देखो.
अगला quotation Picsora से भेजो
ऊपर वाला template लो, अपने असली packages rate card में डालो, और अगली enquiry को text message की जगह proper branded quotation भेजो. आज ही free trial पर शुरू कर सकते हो, और booking confirm होने के बाद वही record GST invoice और payment reminders तक चलता है.
छोटे जवाब
Wedding photography quotation में क्या-क्या होना चाहिए?
Client details, हर event day और function, हर दिन की team, numbers के साथ deliverables, delivery timeline, price, advance और payment schedule, और आपकी terms. Picsora Studio CRM ये सब आपके rate card से एक branded PDF में बना देता है.
Photography quotation PDF कैसे बनाएं?
Word में बना सकते हो, पर हर client के लिए edit करना slow है. Picsora Studio CRM में rate card से packages चुनो, 6 designs और 12 colour themes में से look चुनो, और PDF WhatsApp पर भेजने के लिए तैयार है.
क्या quotation में हर दिन का price अलग दिखाना चाहिए?
हर दिन की coverage और team दिखाओ ताकि client को पता चले किस function में क्या मिल रहा है, और payment schedule के साथ एक साफ total रखो. Picsora Studio CRM quote के event days को client के accept करते ही booking में ले जाता है.
क्या photography quotation WhatsApp पर भेज सकते हैं?
हाँ. Picsora Studio CRM branded quotation PDF client को WhatsApp पर भेजता है. CRM Pro में 5,000 WhatsApp message credits हैं, और CRM Elite में आप अपने खुद के WhatsApp number से भेज सकते हो.
